A contratação de novos colaboradores é uma estratégia importante para compor um time cada vez melhor. No entanto, essa estratégia pode não alcançar os resultados desejados se o onboarding ainda apresentar falhas.
Não basta simplesmente contratar um novo talento porque, por mais que ele tenha uma excelente capacitação, poderá não se adaptar à organização se a integração não for eficiente.
Logo, o processo de onboarding precisa estar bem alinhado às expectativas, objetivos e necessidades da organização, a fim de engajar os novos colaboradores e garantir sua integração na equipe de uma forma rápida.
Como o onboarding é uma etapa fundamental para o sucesso da gestão de pessoas, preparamos este guia para apresentar tudo que você precisa saber sobre o assunto. Continue lendo e veja como promover o engajamento dos seus colaboradores com mais eficiência.
O que é o onboarding?
O onboarding é uma técnica que reúne um conjunto de boas práticas para gestão de pessoas durante o processo de admissão de novos colaboradores. Ele faz parte do RH estratégico e visa integrar os profissionais recém-contratados de modo que estejam alinhados às expectativas da organização.
É importante ressaltar que o onboarding não se resume ao método convencional de integração de colaboradores: apresentar um vídeo institucional e a pessoa já está pronta para começar a trabalhar. É uma técnica muito mais complexa que envolve diferentes práticas e ações, como explicamos.
O onboarding é um conjunto de medidas que precisam ser adotadas para que o profissional que está sendo contratado consiga compreender o modo como a empresa funciona, de que maneira ocorrem as relações ali, qual é a cultura da organização e o que a empresa espera dele.
Isso significa que o processo de onboarding não pode ser raso. O ideal é que ele seja planejado de uma forma muito criteriosa, uma vez que esse trabalho de boas-vindas com o colaborador vai influenciar a sua postura e performance dentro da organização.
Basicamente, podemos dizer que durante o onboarding são colocados todos os pingos nos is. É nesse momento que vamos, também, treinar esse profissional para que ele esteja bem alinhado ao restante da equipe. Afinal, o modo como cada empresa atua é diferente e ele precisa se adequar à nova equipe que vai integrar.
Por que este processo é tão importante?
Não podemos esquecer que o colaborador não é apenas mais uma pessoa na empresa. Cada profissional contratado é um talento e uma peça fundamental para a organização, pois o seu trabalho influencia a qualidade das entregas dela.
Portanto, o processo de onboarding deve ser feito corretamente para motivarmos esse colaborador desde os primeiros dias de trabalho, estimulando-o a empregar todo o seu potencial e habilidades em prol da função que vai exercer.
Ele precisa se sentir à vontade na empresa e em seu novo cargo, de fato vestir a camisa da organização e se encaixar no time. Para esclarecer melhor, veja a seguir alguns pontos alinhados no onboarding.
Conhecer a empresa
Nem sempre o colaborador que está sendo contratado conhece a empresa em sua história, suas missões, valores, visão, os pilares que baseiam seu sistema de trabalho. Pode não saber sobre as ações que ela realiza, os programas que sustenta, projetos que integra, seus fornecedores, clientes e outros detalhes.
O processo de onboarding traz a oportunidade de conhecer melhor a empresa e as soluções que entrega. Assim, o profissional fica a par do modo como o seu trabalho, associado ao de todos os outros profissionais, impacta a sociedade.
Entender o sistema de trabalho
Como dito, cada empresa tem o seu modo de organizar o sistema de trabalho e processos internos. O colaborador precisa se familiarizar com isso, já que muitas vezes vem de outras organizações e pode estar habituado com outros métodos. O onboarding é indispensável para esclarecer como tudo funciona ali.
Aprofundar a cultura da organização
O onboarding também é um momento ideal para apresentarmos a cultura da organização. Ela envolve tudo aquilo que a empresa acredita, os valores no qual baseia o seu trabalho, as diretrizes sobre as quais esse profissional deverá trabalhar para estar alinhado ao time.
Deixar clara a cultura da organização é muito importante para que o colaborador não protagonize situações inadequadas na organização. Isso porque a cultura também vai alinhar o comportamento, as atitudes e a ética que o time precisa ter na hora de conduzir o seu trabalho.
Alinhar detalhes da função
O novo colaborador precisa compreender ao certo quais são as funções que ele vai exercer em seu cargo. No onboarding podemos oferecer um treinamento personalizado para que ele conheça mais a fundo o setor no qual vai atuar e especificamente as tarefas e atividades relacionadas à sua função. Assim saberá exatamente o que a empresa espera dele.
Apresentar a equipe
Por fim, o onboarding é essencial para que o colaborador seja apresentado à equipe com a qual ele vai trabalhar. Nem sempre é possível conhecer todos os profissionais pessoalmente, mas é importante que ele saiba quem são as pessoas que integram sua equipe, os líderes aos quais deve se reportar, os diretores entre outros com quem vai interagir ao longo da sua jornada na organização.
Onboarding no trabalho remoto
O sistema de trabalho remoto é um modelo que veio para ficar e que está exigindo a adaptação dos setores de RH para gerenciar os profissionais que atuam a distância. Aqui podemos perceber ainda mais a importância de ter um onboarding muito bem estruturado.
Nesse caso, a realidade pode ser diferente de uma organização para outra. Isso porque é possível fazer a contratação de um profissional utilizando as vias tradicionais, mas para que ele atue no sistema remoto. Ao mesmo tempo, pode ser que a empresa contrate talentos que estão distantes geograficamente e que vão interagir com ela apenas por meio de digitais.
Na segunda situação, o onboarding digital vem como um grande aliado. Ele possibilita fazer a integração e promover o engajamento do colaborador de uma forma inovadora, utilizando recursos tecnológicos e a internet para realizar todo o processo.
O fato de um trabalhador atuar pelo sistema remoto não implica em uma relação distante entre ele, o time que integra e a empresa. Na verdade, nesse modelo é ainda mais importante reforçar o senso de pertencimento na organização para que o profissional se sinta motivado. As informações precisam ser muito claras durante o processo.
Vale ressaltar que o onboarding digital também pode ser realizado com os colaboradores que estão sendo contratados para atuar no modelo presencial. Essa estratégia promove inovação para o RH, fazendo com que o processo de integração seja otimizado.
É também uma forma de promover uma melhor experiência para os colaboradores e de reduzir custos, por isso, é uma alternativa interessante para implementar na empresa.
Quais são os benefícios do onboarding?
Um onboarding bem estruturado proporciona benefícios tanto para a empresa quanto para o colaborador. A seguir mostramos quais são eles nos dois casos.
Para a empresa
A empresa ganha com um bom processo de onboarding porque consegue transferir para o novo colaborador informações e detalhes acerca de todo o seu trabalho.
Melhora no desempenho do colaborador
É muito importante que a relação entre a empresa e o colaborador comece do jeito certo. A estruturação adequada do onboarding garante que todo o processo de admissão, assim como a integração e os demais alinhamentos vão acontecer de uma forma organizada e clara.
Com isso conseguimos promover a otimização do desempenho desse novo colaborador, afinal, ele começa a trabalhar de uma forma muito mais consciente do seu papel. Com isso, a empresa consegue aproveitar todo o seu potencial e aproveitar melhor as suas habilidades e competências.
Maior alinhamento da equipe
Quando estabelecemos o modo como o onboarding deve ser realizado padronizamos todo esse processo. Dessa forma, os colaboradores que são admitidos vão passar pelas mesmas etapas e terão a mesma preparação antes de iniciar suas atividades. Portanto, a empresa consegue compor uma equipe mais nivelada.
Redução do turnover
Falta de comunicação, conflitos e mal-entendidos são alguns dos motivos para a alta rotatividade de colaboradores dentro de uma empresa. Todos esses problemas podem ser eliminados com a boa realização do onboarding, pois, como dito, durante esse processo são alinhados todos os detalhes para que a relação entre a empresa e o profissional comece do jeito certo.
Para os colaboradores
Para o colaborador, o onboarding oferece um suporte fundamental para que comece a exercer seu novo cargo com mais tranquilidade.
Redução da insegurança
Assumir um novo cargo é uma conquista muito importante para qualquer profissional, porém, ao mesmo tempo em que isso traz realizações, pode trazer dúvidas, inseguranças, ansiedade e estresse.
Tudo isso acontece porque o colaborador nem sempre está seguro daquilo que precisa fazer, do que a empresa espera dele, de como as coisas funcionam nessa organização e se ele conseguirá se adaptar ao sistema de trabalho.
O onboarding consegue eliminar todas essas sensações negativas. Reduz a insegurança do colaborador porque oferece um suporte importante para que ele tenha uma visão clara de todo o contexto no qual está se inserindo.
Mais clareza na comunicação
Explicamos que durante o processo de onboarding o ideal é que o colaborador seja apresentado ao sistema de trabalho, à sua equipe e às ferramentas que são utilizadas na organização.
Como dito, todos os pingos nos is são colocados e a comunicação acontece de uma forma muito mais clara. Quando houver necessidade de esclarecer alguma dúvida, solucionar um problema ou pedir ajuda, esse colaborador saberá a quem deve se reportar e os caminhos adequados para fazer isso. Evitamos equívocos ou interpretações distorcidas.
Familiarização com a empresa
Perceba que em nossa vida pessoal nos sentimos muito mais à vontade para conversar com as pessoas que já conhecemos, aquelas com as quais temos alguma familiaridade. Interagimos melhor com elas porque já temos alguma vivência ou informações a seu respeito, e isso também acontece dentro das organizações.
O colaborador consegue interagir e engajar melhor quando ele já tem uma certa familiaridade com a empresa. É durante o processo de onboarding que realizamos essa ação de “quebrar o gelo” inicial para que o profissional se familiarize com o ambiente e com as pessoas com quem vai conviver. Dessa forma ele se sente mais à vontade para iniciar suas funções.
Como o onboarding deve ser feito?
Como você viu, existem duas formas de realizar o processo de onboarding. Ele pode ser feito de maneira presencial ou podemos adotar o sistema de onboarding remoto, e em cada um deles as ações realizadas são diferentes.
O que não muda de um para o outro é a necessidade de deixar claro para o colaborador de que maneira essa etapa vai acontecer, já no momento da contratação. Os detalhes devem ser acertados para que ele saiba quais etapas deverá cumprir dali em diante.
Onboarding presencial
Quando o processo de onboarding é realizado no formato presencial, é interessante organizar uma pequena recepção para esse colaborador que está chegando. Devemos apresentar o profissional aos demais membros da equipe e esses membros precisam se apresentar.
Pode ser solicitado o auxílio de um dos colaboradores já contratados para apresentar o setor e fazer um tour pela empresa para que o contratado conheça os ambientes que vai frequentar. Além disso, ele deve ser apresentado ao seu local de trabalho, onde vai exercer as suas funções.
Não podemos esquecer, é claro, de realizar um treinamento personalizado para que ele possa estar devidamente capacitado para trabalhar naquele cargo.
Onboarding remoto
Para realização do onboarding remoto também podemos organizar uma recepção para esse novo colaborador. Pode ser agendado um horário de interação por videoconferência para que o profissional conheça alguns colegas de trabalho, seus líderes, o supervisor, entre outros com quem vai atuar de forma direta ou indireta.
Podem ser compartilhados diferentes materiais para que o novo colaborador possa se inteirar sobre a empresa, sua cultura, seu sistema de trabalho e todos os detalhes que citamos ao longo deste guia.
Para que esse processo seja mais interessante e garanta a interação e engajamento do profissional, podemos utilizar uma plataforma de treinamento. Essa ferramenta é uma grande aliada para promover treinamentos personalizados, alinhar da melhor forma o novo colaborador à equipe e à organização.
Uma das vantagens de realizar o onboarding remoto é deixar o colaborador mais à vontade para navegar pelos materiais disponibilizados. Ele pode ver e rever quantas vezes necessário para assimilar melhor as informações.
Além disso, conseguimos personalizar o onboarding de acordo com o tipo de função que será exercida. É possível sugerir, por exemplo, determinados vídeos, materiais de leitura, cursos e experiências gamificadas, conforme as informações ou habilidades que desejamos trabalhar com aquele novo colaborador.
Entretanto, no onboarding remoto precisamos ter o cuidado de preparar um material envolvente e de fácil compreensão. Também é importante fazer um monitoramento para verificar se o colaborador está interagindo com os materiais. Dessa forma, podemos oferecer suporte e feedback para auxiliar o profissional naquilo que for preciso.
O que não pode faltar na estratégia?
Um aspecto básico que não pode faltar em qualquer processo de onboarding é o planejamento. Como você viu, essa estratégia é indispensável para o sucesso do colaborador em seu novo cargo, e isso implica na qualidade das entregas da empresa. Logo, é uma etapa que não pode ser feita de qualquer jeito.
O ideal é que o onboarding seja planejado de acordo com as expectativas da empresa e aquilo que ela deseja alinhar com seus colaboradores. Portanto, não existe uma receita pronta, mas ferramentas, ações e práticas que podem ser adotadas conforme aquilo que trouxer os melhores resultados para a empresa.
Planejar o processo de onboarding evita improvisações e garante a padronização sobre a qual já falamos. Dessa forma, garantimos o melhor alinhamento de todos aqueles que forem contratados.
O onboarding também precisa ser realizado de uma maneira organizada e seguindo uma sequência lógica, para que o colaborador cumpra cada etapa complementando a anterior. Então, estabeleça a maneira como tudo deve acontecer e uma sequência ideal para isso, de modo que gradativamente o profissional seja aprofundado na organização e no seu ambiente de trabalho.
Mais uma medida que não pode faltar no onboarding é o treinamento. Ele é indispensável porque o colaborador precisa de informações sobre o sistema de trabalho e sobre aquilo que ele deve realizar dentro da empresa. Capacitar as pessoas que estão chegando agora é fundamental para obter o melhor desempenho delas.
Ofereça feedbacks. Essas devolutivas ajudam o colaborador a se sentir cada vez mais seguro em relação a sua atuação. Ele consegue alinhar melhor o seu trabalho, as suas habilidades, os comportamentos e a postura.
Portanto, sempre informe quando algo está adequado e dentro das expectativas e aquilo que ainda precisa ser melhorado para que esteja adequado às expectativas da organização.
Lembrando que o feedback deve ser dado de uma forma construtiva e com o intuito de contribuir com o desenvolvimento desse profissional. Então, tenha cuidado na hora de transmitir as mensagens para que elas tragam resultados positivos e não desmotivação.
Por que os treinamentos são fundamentais?
No tópico anterior você viu que os treinamentos são uma parte indispensável do processo de onboarding. Agora explicaremos mais a fundo por que eles são fundamentais para a integração dos novos colaboradores.
É por meio do treinamento onboarding que conseguimos compreender melhor os conhecimentos prévios do profissional em relação a um determinado tema e mensurar suas experiências. Com base em tudo isso, propomos cursos, atividades, leituras e outros mais que possam contribuir com o aprimoramento das suas habilidades.
Implementar o treinamento no processo de onboarding permite alcançar a melhor performance do colaborador que está sendo contratado.
Digamos, por exemplo, que essa pessoa trabalhará de forma direta com clientes. Nesse caso, o profissional precisa entender a fundo o perfil e as características dessas pessoas ou empresas e compreender a maneira como a organização se relaciona com eles para que possa ter um bom desempenho, não perder oportunidades e cativar cada vez mais esses clientes.
Perceba que o treinamento é indispensável para alinhar todos esses aspectos, e em outros cargos acontece o mesmo. Alinhamos as habilidades, competências e conhecimentos que o profissional tem àquilo que a empresa espera que ele realize.
Podemos dizer que vamos lapidar esse colaborador para que ele consiga se encaixar no sistema de trabalho da organização, e podemos propor treinamentos para que o profissional desenvolva cada vez mais. É possível trabalhar uma determinada habilidade para a qual ele demonstre aptidão e, assim, ter um talento ainda mais notório integrando o time.
Como analisar os resultados?
Para que o onboarding seja cada vez mais eficaz é importante monitorar os resultados que foram alcançados com ele. Afinal, mesmo um bom planejamento pode precisar de adequações para um melhor alinhamento do método.
Além disso, a empresa passa por mudanças para conseguir se adequar às novas tendências de mercado e também às tecnologias e outras inovações que surgem. O processo de onboarding precisa acompanhar tudo isso, uma vez que ele prepara os colaboradores para atuar nesses cenários.
Por isso, não podemos esquecer que o onboarding não deve ser estático. O monitoramento de resultados deve acontecer para que possamos fazer esses ajustes sempre que eles forem necessários.
Uma das formas de conhecer a eficácia do seu processo atual é por meio das pesquisas com os próprios colaboradores. Porém, existe uma maneira ainda melhor de fazer isso, que é por meio da plataforma onboarding remoto.
Você viu que nela podemos realizar a integração, capacitação e o treinamento dos profissionais que estão começando agora. Ela vai reunir dados a respeito da interação desses profissionais para que os gestores possam acompanhar os resultados.
É interessante definir alguns indicadores, a fim de acompanhar o desempenho dos colaboradores que estão sendo contratados, além de taxas como turnover, um indicativo importante do engajamento e da interação dos profissionais com a empresa.
Esses três métodos trazem informações e dados valorosos para que o RH possa aprimorar cada vez mais as suas próprias técnicas. Assim, garantirá o total alinhamento do seu trabalho àquilo que a empresa espera dos seus times.
Fiou claro a importância de uma boa estruturação do onboarding para fazer a integração de novos colaboradores? Não se esqueça de que você pode contar com a tecnologia para aprimorar ainda mais esse processo e monitorar os resultados, a fim de alcançar o melhor alinhamento possível do trabalho do RH às metas e objetivos da empresa.
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